Ordem de Serviço: O Que É, Para Que Serve e Como Preencher (Modelo Pronto)

Ordem de serviço (OS) é o documento que autoriza e registra a execução de um serviço. Em assistência técnica de eletrodomésticos e climatização, ela cumpre quatro funções ao mesmo tempo:

1. Comprovante de entrada do equipamento na oficina ou do atendimento em domicílio.
2. Autorização do cliente para executar o que foi orçado — e só o que foi orçado.
3. Registro técnico do defeito, do laudo, das peças aplicadas e dos testes feitos.
4. Base da garantia, porque define a data de entrega e o escopo do reparo.

É diferente do orçamento (que é a proposta, antes da aprovação) e do recibo (que é a quitação, depois do pagamento). Na prática, os três formam a mesma linha: orçamento → OS → recibo.

Nenhuma dessas colunas depende de sistema — depende de disciplina. O sistema apenas torna a disciplina barata.

Cabeçalho: número da OS, data de abertura, dados da empresa (nome, CNPJ, telefone, endereço) e logo.

Cliente: nome completo, CPF/CNPJ, telefone/WhatsApp, endereço e e-mail.

Equipamento: tipo, marca, modelo, número de série, acessórios que vieram junto e estado de conservação na entrada (amassados, riscos, peças faltando).

Atendimento: defeito relatado pelo cliente (nas palavras dele), laudo técnico, serviços executados, peças aplicadas com quantidade e valor.

Comercial: valor de mão de obra, valor de peças, desconto, total, forma de pagamento, prazo de entrega estimado.

Fechamento: data de conclusão, prazo de garantia, observações e duas assinaturas — a de entrada (recebimento do equipamento) e a de saída (retirada).

Se você atende em domicílio, acrescente hora de chegada e saída: é o que sustenta a cobrança de taxa de deslocamento e de hora técnica adicional.

ORDEM DE SERVIÇO Nº [000] — Abertura: [__/__/____] — Status: [aberta]

Cliente: [nome] — CPF/CNPJ [ ] — WhatsApp [ ] — Endereço [ ]

Equipamento: [tipo] [marca] [modelo] — Série [ ] — Acessórios [ ]

Estado na entrada: [descrição de riscos, amassados, peças faltantes]

Defeito relatado: [nas palavras do cliente]

Laudo técnico: [diagnóstico]

Serviços/peças: [item] — [qtd] — [R$]

Mão de obra: R$ [ ]  |  Peças: R$ [ ]  |  Total: R$ [ ]

Prazo estimado: [ ] — Garantia: [90] dias sobre [ ]

Assinatura de entrada: ____________________   Data: __/__/____

Assinatura de retirada: ___________________   Data: __/__/____

Precisa do arquivo editável ou de uma versão que gere PDF automaticamente? Está no guia de modelo de ordem de serviço para assistência técnica.

OS 128 — 22/08/2026 — Status: entregue

Cliente: Marcos Andrade — WhatsApp (11) 90000-0000

Equipamento: Lavadora Brastemp BWK12 — série 210398 — sem acessórios

Estado na entrada: risco de 5 cm na lateral direita, pés originais, tampa sem trinca.

Defeito relatado: "enche de água e para, apita e mostra luz piscando".

Laudo: módulo de potência com trilha rompida e mau contato no chicote do motor. Sem falha no pressostato (testado).

Peças: módulo de potência original — 1un — R$ 320,00. Mão de obra: R$ 160,00. Total: R$ 480,00.

Entrega: 24/08/2026 — garantia de 90 dias sobre peça e mão de obra.

Note que o laudo diz também o que não estava com defeito. Isso evita a pergunta clássica do cliente ("mas será que não era outra coisa?") e documenta o teste que você fez.

Cinco estados dão conta de qualquer oficina:

1. Aberta — equipamento recebido, ainda não avaliado.
2. Em orçamento — laudo feito, aguardando aprovação do cliente.
3. Aguardando peça — aprovado, dependendo de fornecedor.
4. Em execução — na bancada.
5. Pronta / Entregue — testada, cliente avisado, retirada com assinatura.

A regra prática que mais recupera faturamento: toda OS em "em orçamento" há mais de 48 horas recebe uma mensagem de retorno. É nesse estágio que o serviço morre — não por preço, mas por silêncio.

Papel funciona até uns 20 atendimentos/mês. Depois disso o custo aparece em via perdida, número repetido e equipamento esquecido.

Planilha resolve a lista, mas não gera documento com assinatura, não dá baixa em estoque e não manda nada para o cliente.

Sistema amarra tudo: a OS puxa o cliente, aplica a peça (baixando o estoque), calcula o total, gera o PDF assinável, envia no WhatsApp e lança o recebimento no caixa quando você fecha.

É exatamente esse encadeamento que o App Refrimaq faz. Dá para criar ordem de serviço online grátis no celular durante o atendimento e continuar no computador da loja depois, com os mesmos dados.

Se o seu gargalo hoje é diagnóstico e não gestão, use também as ferramentas gratuitas do site: calculadora de BTUs e a consulta de códigos de erro.