Modelo de Ordem de Serviço para Assistência Técnica (Word, PDF e Online)

Divida a folha em cinco blocos, nesta ordem visual:

1. Topo (20%): logo, dados da empresa, número da OS em destaque e data.
2. Bloco 2: cliente (nome, CPF/CNPJ, WhatsApp, endereço).
3. Bloco 3: equipamento (tipo, marca, modelo, série, acessórios) + estado de entrada.
4. Bloco 4: defeito relatado, laudo, serviços e peças com valores.
5. Rodapé: totais, prazo, garantia, condições e as duas assinaturas.

Imprima em duas vias com cores diferentes (branca para o cliente, amarela para a oficina) ou em papel autocopiativo. É barato e resolve o problema clássico de ficar sem via.

Mantenha só os campos que você realmente preenche à mão. Excesso de linha vazia atrasa o atendimento:

• Número pré-impresso e sequencial (peça na gráfica já numerado).
• Checkboxes para o estado de entrada: riscado, amassado, sem acessório, com sujeira excessiva, ligando / não liga.
• Espaço grande para o defeito relatado — escreva as palavras do cliente.
• Uma tabela de 4 linhas para peças e serviços; mais que isso raramente é usado.
• Texto fixo de condições no rodapé (prazo de retirada, garantia, taxa de orçamento).

Monte uma tabela de duas colunas com os blocos acima e salve como modelo. Dicas que economizam retrabalho:

• Deixe o número da OS como o único campo que você altera manualmente e mantenha um controle à parte para não repetir.
• Salve o arquivo como modelo (.dotx) para não sobrescrever o original.
• Exporte sempre em PDF antes de enviar ao cliente — Word editável enviado por WhatsApp volta alterado.
• Nomeie os arquivos no padrão OS-128-marcos-andrade.pdf, senão a pasta vira um depósito inútil em três meses.

Essa versão resolve bem até uns 30 atendimentos por mês. Depois disso, a redigitação de cliente e peça começa a custar mais caro do que parece.

Na versão online o documento deixa de ser um arquivo e vira um registro conectado: o cliente é buscado pelo nome ou telefone, a peça sai do estoque, o valor entra no caixa e o PDF é gerado com a sua logo.

Ganho real por atendimento: cerca de 4 a 6 minutos de digitação, mais o tempo que você não gasta procurando OS antiga em garantia. Em 40 atendimentos/mês, são horas.

No App Refrimaq você abre a OS no celular durante a visita, colhe a assinatura na tela e envia o PDF pelo WhatsApp antes de sair da casa do cliente. O cadastro é gratuito e o mesmo login abre no computador da loja.

O modelo de bancada não serve para visita. Acrescente:

• Hora de chegada e de saída (sustenta hora técnica adicional).
• Endereço completo com ponto de referência e distância/km percorridos.
• Taxa de deslocamento como linha separada do serviço.
• Condições do local: tomada aterrada, altura de instalação, dreno disponível — protege contra defeito causado pela instalação existente.
• Assinatura no local, mesmo que digital.

Registrar as condições do local é o que separa "o técnico estragou" de "a instalação já estava irregular".

• Sem numeração sequencial: impossível auditar, impossível achar.
• Sem estado de entrada: abre a porta para cobrança de avaria.
• Defeito escrito em jargão: "cliente reclama de barulho" não é laudo; descreva o que você constatou.
• Valores sem separar peça e mão de obra: dificulta conferir margem e calcular comissão.
• Sem prazo de garantia escrito: na dúvida, o cliente sempre lembra de um prazo maior.