Como emitir nota fiscal MEI para conserto de eletrodoméstico

Antes de qualquer nota, você precisa ter três coisas em dia: CNPJ ativo como MEI, CNAE compatível com assistência técnica e cadastro no emissor de nota fiscal aceito pela prefeitura onde presta o serviço.

O CNAE mais comum para quem faz conserto de eletrodomésticos é o 95.12-9/99 (reparação e manutenção de equipamentos eletroeletrônicos e ópticos não especificados anteriormente), mas o código exato depende do que foi declarado na abertura do MEI. Se não tiver certeza, consulte a página de consulta CNPJ ou um contador.

Depois, verifique se o seu município usa o emissor nacional de NFSe ou se exige cadastro em portal próprio. As capitais e grandes cidades geralmente têm sistemas municipais. No interior, o emissor nacional costuma ser aceito.

1. Acesse o emissor: entre no portal da prefeitura ou no emissor nacional com certificado digital, senha web ou login do gov.br, conforme exigido.

2. Cadastre o cliente: preencha nome, CPF ou CNPJ e endereço. Clientes pessoa física podem ter nota com CPF; empresas e condomínios exigem CNPJ.

3. Descreva o serviço: no campo de discriminação do serviço, escreva algo como "Conserto e manutenção de máquina de lavar Brastemp modelo X, troca de atuador de freio, mão de obra e peça". A descrição deve ser clara o suficiente para o cliente entender e para a fiscalização reconhecer a natureza do serviço.

4. Informe o valor: coloque o valor total do serviço. Se houve venda de peça com instalação, o ideal é separar mão de obra e peça na descrição, mas o lançamento fiscal depende do seu CNAE e enquadramento. Em caso de dúvida, peça orientação ao contador.

5. Calcule e confirme os impostos: o sistema geralmente calcula o ISS automaticamente. Para MEI de serviço, muitos municípios não retêm na fonte, mas alguns exigem. Verifique antes de confirmar.

6. Emita e envie: após a emissão, baixe o PDF e o XML. Envie o PDF para o cliente por WhatsApp ou e-mail e guarde o XML por pelo menos 5 anos.

A descrição do serviço é importante tanto para o cliente quanto para a fiscalização. Evite frases vagas como "serviços técnicos" ou "manutenção". Prefira algo específico:

• "Conserto de geladeira Frost Free Electrolux DF52X, troca de sensor de temperatura, mão de obra inclusa"
• "Manutenção preventiva de ar-condicionado split 12.000 BTUs, limpeza de evaporadora e teste de pressão"
• "Reparo de lavadora Consul CWL16, substituição do atuador de freio e regulagem do nivelamento"

Quando a peça é vendida junto com o serviço, a descrição pode separar os valores: "Mão de obra para troca de compressor: R$ 180,00. Compressor 1/4 HP: R$ 320,00". Isso deixa transparente para o cliente e organizado para a sua contabilidade.

Se o cliente for pessoa jurídica, a descrição precisa ser ainda mais clara. Empresas usam a nota para deduzir despesas e podem recusar documentos com descrição genérica. Inclua CNPJ ou CPF do tomador, endereço completo quando exigido e código de serviço da prefeitura. Notas com dados incompletas costumam gerar chamados de correção e atrasam o recebimento.

Para consertos que envolvem visita e orçamento, você pode emitir duas notas: uma de visita e diagnóstico, e outra do conserto aprovado. Alguns técnicos preferem emitir uma única nota no final, mas separar pode ser útil quando o cliente desiste do reparo e paga apenas a visita. Deixe isso claro no orçamento para evitar surpresa.

A nota fiscal não é só para o cliente. Ela comprova a data do serviço, o valor cobrado e a natureza do atendimento. Isso é útil se houver questionamento sobre garantia, se o cliente solicitar reembolso ou se a Receita Federal pedir comprovação de faturamento.

Organize as notas em pastas por mês e ano, com o número da nota no nome do arquivo. Exemplo: "2026-09_NFSe_00042_Joao_Silva.pdf". Essa organização simples economiza horas quando você precisar achar uma nota antiga.

Lembre-se: a garantia do serviço deve constar na ordem de serviço ou no recibo. A nota fiscal comprova a data, mas não substitui o termo de garantia.

O XML é o arquivo fiscal oficial. Guarde-o junto com o PDF, porque a prefeitura pode solicitar a consulta anos depois. Se você usar um sistema de gestão como o App RefriMac, pode anexar a nota à OS do cliente, mantendo tudo centralizado. Isso facilita achar o documento quando o cliente ligar perguntando do imposto retido ou da data do serviço.

Emita nota fiscal sempre que o cliente pedir, quando o pagamento vem de empresa, condomínio ou órgão público, ou quando você quer formalizar o faturamento para controle próprio. Para serviços particulares de pessoas físicas, a nota não é obrigatória por lei, mas emitir aumenta a credibilidade e organiza o caixa.

Em 2026, o MEI pode faturar até R$ 81.000 por ano. Se você está próximo do limite, a nota fiscal é ainda mais importante, porque é a forma correta de comprovar o faturamento e evitar problemas na migração para Simples Nacional no ano seguinte.

Clientes pessoa jurídica quase sempre exigem nota. Condomínios, imobiliárias, empresas de seguro e assistências autorizadas só conseguem pagar por despesa com documento fiscal. Ter essa possibilidade abre portas para contratos maiores e recorrentes. Se você atende imobiliárias ou condomínios, a nota fiscal deixa de ser opcional e passa a ser requisito.

Para serviços de pessoa física, o recibo pode ser usado, mas a nota fiscal dá mais segurança. Se houver uma reclamação ou processo futuro, a nota comprova a data, o valor e a descrição do serviço. Além disso, o hábito de emitir nota para todos os clientes evita aquela dúvida de "será que esse mês entra?" no faturamento.

Este artigo é para técnicos autônomos e donos de pequenas assistências técnicas que já têm ou pretendem abrir MEI. Se você não tem CNPJ, o primeiro passo é se formalizar pelo portal do Empreendedor. Se já é MEI, comece emitindo nota de teste no emissor da sua prefeitura antes de cobrar qualquer cliente.